Pénalités de retard et indemnité de 40 € : comment les appliquer ?

Introduction

Peu d’entreprises réclament les pénalités de retard, souvent par crainte de dégrader la relation commerciale. Elles se privent d’un levier automatique, dont le montant devient significatif sur des retards prolongés.

Un régime propre aux relations entre professionnels

Le droit commun subordonne les intérêts moratoires à une mise en demeure. Les relations entre professionnels obéissent à une logique différente : les pénalités sont dues de plein droit.

Elles sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, sans qu’un rappel soit nécessaire. Le retard suffit.

Cette automaticité est largement méconnue des débiteurs, ce qui rend leur mention dans une première relance d’autant plus efficace.

Le calcul

Le taux est en principe celui stipulé aux conditions générales de vente. Il ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.

À défaut de stipulation, le taux applicable est celui appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage.

Les pénalités se calculent sur le montant toutes taxes comprises de la facture, à compter du lendemain de l’échéance et jusqu’au paiement effectif.

Sur une facture de 30 000 € impayée pendant six mois, l’ordre de grandeur atteint plusieurs centaines d’euros, montant qui cesse d’être négligeable lorsqu’il s’applique à plusieurs factures.

L’indemnité forfaitaire de 40 €

Tout professionnel en situation de retard est de plein droit débiteur d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé à 40 €.

Elle est due par facture impayée, et non par client ou par relance. Un client ayant dix factures en retard doit donc dix fois cette indemnité.

Lorsque les frais de recouvrement réellement exposés dépassent ce montant, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justification, ce qui couvre notamment les honoraires engagés.

Les mentions obligatoires

Les conditions de règlement doivent préciser les conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Ces mentions doivent figurer dans les conditions générales de vente et sur les factures.

Leur absence est sanctionnée par une amende administrative, indépendamment de tout litige avec un client. C’est l’un des manquements les plus fréquemment relevés lors des contrôles.

Les délais de paiement à respecter

Les pénalités ne se conçoivent que par rapport à un délai licite.

Le délai convenu ne peut dépasser soixante jours à compter de la date d’émission de la facture. Par dérogation, un délai de quarante-cinq jours fin de mois peut être convenu, à condition d’être expressément stipulé au contrat et de ne pas constituer un abus manifeste.

Ces deux modalités ne se combinent pas : la formule « soixante jours fin de mois », fréquemment rencontrée, ne correspond à aucun régime licite.

À défaut d’accord, le délai est de trente jours suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation.

Le dépassement des plafonds légaux expose à une amende administrative, et les décisions de sanction font l’objet d’une publication.

L’incidence de la facturation électronique

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, l’obligation d’émission étant échelonnée jusqu’au 1er septembre 2027 pour les plus petites structures.

Cette évolution rend le point de départ des délais plus objectif, la date d’émission étant horodatée par la plateforme. Elle crée en revanche un aléa nouveau : une facture rejetée pour données incomplètes n’est pas émise, ce qui décale l’exigibilité.

Prévoir contractuellement l’obligation pour le client de communiquer les données nécessaires évite que ce rejet ne devienne un motif de retard opposable.

Réclamer sans dégrader la relation

La crainte commerciale se traite par la forme, pas par le renoncement.

Mentionner systématiquement les pénalités sur les relances, sans nécessairement les recouvrer immédiatement, préserve le droit tout en laissant place à la négociation. Un abandon explicite peut ensuite être consenti en contrepartie d’un paiement rapide, ce qui transforme le droit en levier.

Ne jamais les mentionner, en revanche, affaiblit la position lorsque le litige survient.

Mettre ses documents en conformité

Des mentions absentes ou inexactes exposent à une sanction indépendamment de tout impayé. Notre expertise en ingénierie contractuelle vérifie ces documents.

En résumé

• Pénalités exigibles de plein droit dès le lendemain de l’échéance, sans mise en demeure.
• Taux minimum de trois fois le taux légal ; à défaut de stipulation, taux BCE majoré de dix points.
• Indemnité forfaitaire de 40 € par facture, cumulable et complétable sur justification.
• Délai plafonné à soixante jours date de facture ou quarante-cinq jours fin de mois, sans combinaison.
• Mentions obligatoires dans les CGV et sur les factures, sous peine d’amende administrative.