L'employeur peut-il consulter les emails et fichiers d'un salarié ?
Mathilde Levasseur
Associée
Quelles données peut-on collecter lors d'un recrutement ?
Le lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé, l'information du candidat, la durée de conservation des candidatures et les outils de sélection.
Le lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé, l'information du candidat, la durée de conservation des candidatures et les outils de sélection.
Introduction
Le recrutement concentre plusieurs régimes : protection des données, non-discrimination et droit du travail. Les règles y sont plus strictes que dans la relation commerciale, et les traces plus rares.
Le principe de pertinence
Les informations demandées à un candidat ne peuvent avoir pour finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles.
Elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé.
Ce critère, propre au droit du travail, se superpose au principe de minimisation et le renforce.
Les données à ne pas collecter
La situation de famille, le nombre d’enfants, l’état de grossesse.
L’origine, la nationalité au-delà de la vérification du droit de travailler, la religion, les opinions politiques, l’appartenance syndicale.
L’état de santé et le handicap, l’aptitude relevant exclusivement de la médecine du travail.
Les informations relatives à l’entourage du candidat.
Le numéro de sécurité sociale, avant l’embauche.
Les données bancaires, avant l’embauche.
Ces exclusions ne sont pas seulement réglementaires : la collecte de ces informations constitue un indice de discrimination.
L’information du candidat
Le candidat doit être informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard.
Il doit également recevoir l’information relative au traitement de ses données : finalité, base légale, destinataires, durée de conservation, droits.
Cette information figure utilement sur la page de candidature du site, avec un renvoi vers une notice dédiée aux candidats, distincte de la politique générale.
Les tests et outils de sélection
Les méthodes doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.
Les tests psychotechniques, mises en situation et évaluations doivent être fiables et administrés dans des conditions permettant leur validité.
Les résultats sont confidentiels et le candidat peut en obtenir communication au titre de son droit d’accès, y compris les appréciations portées sur lui.
Cette dernière conséquence est souvent ignorée : les commentaires portés dans un outil de suivi des candidatures sont communicables et doivent donc être rédigés en conséquence.
Les outils automatisés
Le tri automatisé des candidatures relève du profilage.
Lorsqu’il aboutit à un rejet sans intervention humaine réelle, il constitue une décision exclusivement automatisée produisant un effet significatif, et tombe sous l’interdiction de principe.
Une intervention humaine formelle, où un recruteur valide sans examen la sortie de l’outil, ne fait pas sortir du champ.
Le règlement européen sur l’intelligence artificielle ajoute des obligations propres aux systèmes utilisés en matière de recrutement.
La consultation des réseaux sociaux
La consultation d’un profil professionnel public, sur des éléments en lien avec l’emploi, est admise.
L’exploration des profils personnels, des publications privées ou des cercles relationnels excède la finalité du recrutement et n’est pas admise.
Toute information ainsi recueillie et utilisée doit être portée à la connaissance du candidat, ce qui suffit généralement à dissuader la pratique.
La conservation
Pour le candidat retenu, les données rejoignent le dossier du personnel.
Pour le candidat non retenu, la conservation doit être limitée à ce qui est nécessaire au processus de recrutement.
Une conservation prolongée, en vue de futures opportunités, suppose l’information du candidat et, en pratique, son accord.
Une purge périodique du vivier, documentée, constitue la mesure attendue.
La sous-traitance
Cabinets de recrutement, plateformes de diffusion, outils de suivi des candidatures sont des sous-traitants.
Un accord conforme est requis, et la localisation des données doit être vérifiée, ces outils étant fréquemment édités hors de l’Union.
Sécuriser le processus de recrutement
Les mêmes règles protègent contre le grief de discrimination. Notre expertise en droit du travail accompagne ces dispositifs.
En résumé
- Seules les informations présentant un lien direct et nécessaire avec l’emploi peuvent être collectées.
- Situation familiale, santé, origine et opinions sont exclues.
- Le candidat doit être informé des méthodes d’aide au recrutement utilisées.
- Les appréciations portées sur un candidat lui sont communicables.
- Le tri automatisé sans intervention humaine réelle tombe sous l’interdiction de principe.
Questions fréquentes
Quelles questions sont interdites à un candidat ?
Celles sans lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou l'évaluation des aptitudes professionnelles : situation familiale, grossesse, origine, opinions, appartenance syndicale, état de santé, hors aptitude constatée par la médecine du travail.
Combien de temps conserver une candidature non retenue ?
La conservation doit être limitée à la durée nécessaire au recrutement. Au-delà, elle suppose l'information du candidat et, en pratique, son accord pour être recontacté ultérieurement.
Peut-on consulter les réseaux sociaux d'un candidat ?
La consultation de profils professionnels publics est admise lorsqu'elle porte sur des éléments en lien avec l'emploi. L'exploitation de profils personnels excède la finalité et n'est pas admise.
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