Quelles données peut-on conserver dans le dossier d'un salarié ?

Introduction

Le dossier du personnel accumule au fil du temps des pièces hétérogènes, rarement triées. Il constitue pourtant l’un des premiers éléments examinés lors d’un contrôle ou d’un contentieux.

Le contenu admis

Les données d’identification et de contact.

Les éléments relatifs au contrat : contrat, avenants, classification, rémunération.

Les éléments nécessaires à la gestion de la paie et des obligations sociales.

Les éléments relatifs à la carrière : formations, évaluations, entretiens professionnels, mobilité.

Les éléments relatifs à la discipline, dans la limite de leur utilité.

Les éléments relatifs à l’organisation du travail : congés, absences, temps de travail.

Ce qui n’y a pas sa place

Les informations relatives à la santé, hors les avis d’aptitude délivrés par la médecine du travail, qui ne comportent pas de diagnostic.

Les informations relatives à la vie privée sans lien avec la relation de travail.

Les opinions, l’appartenance syndicale, les convictions.

Les appréciations subjectives excédant l’évaluation professionnelle, notamment les commentaires sur le comportement personnel, l’apparence ou la situation familiale.

Ces mentions, lorsqu’elles existent, sont communicables au salarié au titre de son droit d’accès et constituent des éléments compromettants en contentieux.

Le droit d’accès du salarié

Le salarié peut demander l’accès aux données personnelles le concernant.

Ce droit couvre les évaluations, les appréciations, les comptes rendus d’entretien, les échanges le concernant.

Il porte sur les données, non sur les documents en tant que tels : l’employeur peut communiquer les informations sous une forme reconstituée, en occultant les données relatives à des tiers.

Le délai est d’un mois, prorogeable de deux mois.

Ces demandes se multiplient en amont d’un contentieux : leur traitement rigoureux est un enjeu direct.

Les durées de conservation

Elles varient selon la nature des pièces.

Les bulletins de paie et documents relatifs à la paie obéissent à des durées propres, fixées par les textes sociaux.

Les éléments relatifs au contrat sont conservés pendant la relation puis pour la durée des prescriptions applicables.

Une sanction disciplinaire ne peut plus être invoquée au soutien d’une nouvelle sanction au-delà de trois ans. Sa conservation au-delà de ce délai doit être justifiée par un autre motif.

Les candidatures non retenues ne rejoignent pas le dossier du personnel et obéissent à leur propre régime.

L’archivage après le départ

Le départ du salarié ne permet pas de tout supprimer immédiatement : les obligations de conservation sociales et fiscales subsistent, et les délais de prescription justifient la conservation des pièces contractuelles.

Le dossier doit alors basculer en archivage intermédiaire, avec un accès restreint, et non demeurer dans la base active des ressources humaines.

Les accès

Le principe du besoin d’en connaître s’applique strictement.

Le service des ressources humaines accède à l’ensemble du dossier ; le responsable hiérarchique aux seules informations utiles à sa fonction.

Les habilitations dans l’outil de gestion des ressources humaines doivent être paramétrées en conséquence et revues périodiquement.

Un accès général de l’encadrement à l’ensemble des dossiers constitue un manquement fréquemment relevé.

Le format électronique

La dématérialisation du dossier est possible.

Elle suppose des garanties d’intégrité, de traçabilité et de conservation, ainsi qu’un encadrement des accès au moins équivalent à celui du support papier.

Le coffre-fort électronique remis au salarié pour ses bulletins de paie obéit à des règles propres, notamment quant à la durée de mise à disposition.

Mettre le dossier en ordre

Un dossier trié et documenté protège l’employeur autant que le salarié. Notre expertise en droit du travail conduit ces revues.

En résumé

• Le dossier ne contient que les éléments nécessaires à la relation de travail.
• Santé, opinions et appréciations personnelles n’y ont pas leur place.
• Le salarié accède aux données le concernant, évaluations comprises, en un mois.
• Une sanction disciplinaire ne peut plus être invoquée au-delà de trois ans.
• Après le départ, basculer en archivage à accès restreint plutôt que conserver en base active.