L'employeur peut-il consulter les emails et fichiers d'un salarié ?
Mathilde Levasseur
Associée
Combien de temps peut-on conserver les données de ses clients ?
Pas de durée unique : elle se détermine par finalité. Base active, archivage intermédiaire et suppression, avec les repères usuels.
Pas de durée unique : elle se détermine par finalité. Base active, archivage intermédiaire et suppression, avec les repères usuels.
Introduction
La limitation de la conservation est le principe le plus systématiquement méconnu : les bases s’accumulent sans que personne ne supprime. C’est aussi l’un des points les plus simples à contrôler.
Le principe
Les données doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Il n’existe donc pas de durée unique : chaque finalité appelle sa propre durée, justifiée par la nécessité.
Les trois phases du cycle de vie
La base active correspond à la période d’utilisation courante des données par les services opérationnels.
L’archivage intermédiaire intervient ensuite : les données ne sont plus utilisées au quotidien mais doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou pour la gestion d’un éventuel contentieux. L’accès y est restreint aux seules personnes ayant un besoin justifié.
La suppression ou l’anonymisation clôt le cycle, au terme de la durée d’archivage.
Cette distinction est essentielle : elle permet de sortir les données de l’usage courant sans les détruire prématurément.
Les repères usuels
Pour un client, la durée de la relation contractuelle, puis un archivage correspondant aux obligations légales applicables, notamment comptables et fiscales.
Pour un prospect non converti, la CNIL recommande une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect.
Pour un candidat non retenu, une conservation limitée, avec information de la personne si les données sont conservées en vue d’opportunités futures.
Pour les cookies et traceurs soumis à consentement, une durée de vie limitée, avec un renouvellement périodique du consentement.
Ces repères ne dispensent pas d’une justification propre à chaque traitement.
Les durées imposées par la loi
Certaines obligations fixent des durées minimales.
Les documents comptables et les pièces justificatives obéissent à des durées de conservation déterminées par les textes fiscaux et commerciaux.
Les bulletins de paie et documents sociaux relèvent de règles propres.
Ces obligations justifient un archivage, non un maintien en base active.
La mise en œuvre effective
C’est le point où la plupart des organisations échouent.
Indiquer une durée dans le registre ne suffit pas : il faut que la suppression intervienne réellement.
Cela suppose des procédures : purge automatique lorsque l’outil le permet, revue périodique programmée, ou processus manuel documenté.
L’absence de suppression effective, alors que le registre annonce des durées, constitue une non-conformité aggravée : elle démontre que la documentation ne correspond pas à la pratique.
Les difficultés pratiques
Les sauvegardes constituent une difficulté récurrente : elles conservent des données supprimées de la base active. La solution admise consiste à documenter la politique de sauvegarde, sa rotation, et l’impossibilité technique de purger sélectivement, tout en garantissant que les données restaurées seraient à nouveau purgées.
Les outils tiers stockent souvent des données au-delà de la durée souhaitée. L’accord de sous-traitance doit prévoir la suppression au terme de la prestation et les modalités de purge en cours de contrat.
Les exports et fichiers locaux échappent aux purges centralisées. Une politique interne doit encadrer leur création et leur destruction.
La justification en cas de contrôle
Le responsable doit pouvoir expliquer, pour chaque finalité, pourquoi la durée retenue est nécessaire.
Une durée alignée sur une obligation légale se justifie par le texte. Une durée choisie se justifie par la finalité : le délai de prescription applicable, le cycle commercial, la durée de vie du produit.
Cette justification doit figurer dans le registre ou dans un document annexe.
Appliquer plutôt que déclarer
Un registre qui annonce des durées jamais appliquées aggrave la situation. Notre expertise RGPD et protection des données personnelles met en place ces procédures.
En résumé
- Aucune durée unique : elle se détermine par finalité, au regard de la nécessité.
- Trois phases : base active, archivage intermédiaire à accès restreint, suppression.
- Trois ans à compter du dernier contact pour un prospect non converti.
- La suppression doit être effective : une durée déclarée mais non appliquée aggrave la non-conformité.
- Sauvegardes, outils tiers et exports locaux constituent les difficultés récurrentes.
Questions fréquentes
Existe-t-il une durée standard de conservation ?
Non. La durée se détermine par finalité, au regard de ce qui est nécessaire. Certaines durées découlent d'obligations légales, notamment comptables et fiscales, d'autres de recommandations de la CNIL.
Combien de temps garder un prospect non converti ?
La CNIL recommande une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect. Au-delà, les données doivent être supprimées ou la personne recontactée pour recueillir son accord.
Que signifie l'archivage intermédiaire ?
Le déplacement des données hors de la base active, avec un accès restreint aux seules personnes ayant besoin d'y accéder, pour la durée nécessaire au respect d'obligations légales ou à la gestion d'un contentieux.
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