L'employeur peut-il consulter les emails et fichiers d'un salarié ?
Mathilde Levasseur
Associée
Un email envoyé au mauvais destinataire est-il une violation de données ?
Les violations les plus fréquentes sont des erreurs humaines. Qualification, appréciation du risque et réflexes de traitement.
Les violations les plus fréquentes sont des erreurs humaines. Qualification, appréciation du risque et réflexes de traitement.
Introduction
Les violations les plus nombreuses ne sont pas des cyberattaques mais des erreurs de manipulation : pièce jointe erronée, destinataire mal sélectionné, liste en copie visible.
La qualification
La divulgation non autorisée de données personnelles, de manière accidentelle, constitue une violation.
Le caractère involontaire et la bonne foi de l’expéditeur sont indifférents à la qualification. Ils interviennent au stade de l’appréciation du risque et des suites.
L’appréciation du risque
Elle détermine s’il faut notifier, et s’il faut informer les personnes.
Plusieurs facteurs sont pris en compte.
La nature des données divulguées : de simples coordonnées professionnelles n’appellent pas le même traitement qu’un bulletin de paie, un avis d’imposition ou une information de santé.
Le nombre de personnes concernées.
L’identité et la qualité du destinataire : un professionnel soumis à une obligation de confidentialité, un salarié de l’organisation, un tiers inconnu.
La possibilité de récupération : accusé de réception, confirmation de suppression, rappel du message dans un environnement fermé.
Les conséquences prévisibles pour les personnes : usurpation, discrimination, atteinte à la réputation, préjudice financier.
Les réflexes immédiats
Contacter le destinataire, lui demander de supprimer le message sans le diffuser, et solliciter une confirmation écrite de suppression.
Utiliser la fonction de rappel lorsque la messagerie le permet et que le message n’a pas été ouvert.
Consigner l’incident : date, heure de découverte, contenu, destinataires, mesures prises.
Apprécier le risque et documenter cette appréciation, y compris lorsqu’elle conclut à l’absence de notification.
Le cas de la liste en copie visible
L’envoi d’un message à une liste de destinataires en copie visible plutôt qu’en copie cachée divulgue l’adresse de chacun à tous les autres.
L’appréciation du risque dépend fortement du contexte.
Une liste de participants à un événement professionnel présente un risque limité.
Une liste dont l’appartenance révèle une information sensible, patients d’un service, bénéficiaires d’un dispositif, membres d’une association à objet particulier, présente un risque nettement plus élevé, l’adresse étant alors associée à une information protégée.
La documentation systématique
Toutes les violations, y compris celles non notifiées, doivent figurer au registre interne.
Ce registre est la première pièce demandée lors d’un contrôle. Un registre vide dans une organisation de taille significative n’est pas crédible : il suggère l’absence de détection plutôt que l’absence d’incident.
Un registre alimenté, montrant des incidents mineurs traités avec méthode, démontre au contraire la maturité du dispositif.
La prévention
Ces incidents se réduisent par des mesures simples.
Un délai d’envoi différé de quelques secondes, paramétrable dans la plupart des messageries.
Une alerte sur les destinataires externes.
L’usage systématique de la copie cachée pour les envois groupés, ou d’un outil d’emailing dédié.
Le chiffrement ou la protection par mot de passe des pièces jointes contenant des données sensibles.
La sensibilisation, qui reste la mesure la plus efficace sur ce type d’incident.
Traiter les incidents mineurs avec méthode
Ce sont les plus nombreux, et leur traitement construit la crédibilité du dispositif. Notre expertise RGPD et protection des données personnelles structure ces procédures.
En résumé
- Une erreur d’envoi est une violation, la bonne foi étant indifférente à la qualification.
- Le risque s’apprécie selon la nature des données, le nombre de personnes, le destinataire et la récupérabilité.
- Demander la suppression et en obtenir la confirmation écrite.
- La copie visible sur une liste révélatrice peut présenter un risque élevé.
- Inscrire au registre toutes les violations, y compris non notifiées.
Questions fréquentes
Une erreur d'envoi constitue-t-elle une violation ?
Oui. La divulgation non autorisée de données à un tiers, même accidentelle, entre dans la définition de la violation de données.
Faut-il notifier une simple erreur d'envoi ?
Seulement si elle est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes. Un envoi à un destinataire unique, de bonne foi, portant sur des données peu sensibles, ne le sera généralement pas.
Un envoi en copie visible à une liste de diffusion est-il grave ?
Il divulgue les adresses de l'ensemble des destinataires à chacun d'entre eux. Selon le contexte, notamment lorsque l'appartenance à la liste est en elle-même révélatrice, le risque peut être élevé.
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