Comment rendre les formulaires de son site conformes ?

Introduction

Les formulaires sont le point de collecte le plus visible et le plus fréquemment non conforme. Ils concentrent en quelques champs l’ensemble des principes du règlement.

La minimisation

Seules les données nécessaires à la finalité poursuivie peuvent être collectées.

Un formulaire de contact requiert un nom, une adresse de réponse et un message. Le numéro de téléphone, la civilité, la fonction, la taille de l’entreprise ne sont nécessaires que si la finalité l’exige réellement.

Les champs obligatoires doivent être limités à ce qui est nécessaire, et les champs facultatifs distingués visuellement.

Cette distinction n’est pas cosmétique : elle démontre que la collecte a fait l’objet d’un arbitrage.

L’information au point de collecte

L’information doit être délivrée au moment où les données sont collectées.

Un renvoi vers la politique de confidentialité en pied de page ne suffit pas seul : une mention concise doit figurer à proximité du formulaire.

Cette mention indique l’identité du responsable, la finalité, la base légale, la durée de conservation et l’existence des droits, avec un lien vers l’information complète.

Trois à quatre lignes suffisent, à condition qu’elles renvoient à une information complète accessible.

Les cases à cocher

Une case est nécessaire lorsque le formulaire poursuit une finalité distincte de celle qui le motive.

L’inscription à une lettre d’information, l’acceptation d’une prospection ultérieure, la transmission des données à un partenaire supposent chacune une case distincte, non précochée.

En revanche, aucune case n’est requise pour le traitement de la demande elle-même : le formulaire de contact traite la demande, c’est sa finalité.

Une case d’acceptation de la politique de confidentialité n’est pas exigée par le règlement et crée une confusion sur la base légale. L’information suffit.

La granularité

Les finalités distinctes appellent des cases distinctes.

Une case unique couvrant à la fois la lettre d’information et la transmission à des partenaires n’est pas spécifique.

Chaque case doit énoncer clairement ce à quoi elle correspond, sans renvoi obligatoire à un autre document pour être comprise.

La preuve

Pour les finalités reposant sur le consentement, la preuve doit être conservée.

Cela suppose d’enregistrer, avec chaque soumission, la date, l’adresse concernée, les cases cochées et la version exacte du texte affiché.

Un enregistrement limité à la donnée collectée, sans trace du consentement, est insuffisant.

La sécurisation

La transmission doit être chiffrée, ce qui suppose un site servi en HTTPS sur l’ensemble des pages.

Les données ne doivent pas transiter par des services tiers non encadrés : les formulaires hébergés par des solutions externes constituent une sous-traitance à documenter.

Les notifications par courriel du contenu des formulaires doivent être limitées aux destinataires nécessaires, la messagerie n’étant pas un lieu de stockage approprié pour des données sensibles.

Une protection contre les soumissions automatisées est utile, à condition que l’outil retenu ne constitue pas lui-même un traitement non documenté.

La destination des données

Le formulaire doit alimenter un traitement documenté au registre.

La question de la durée se pose immédiatement : les messages de contact ne peuvent être conservés indéfiniment dans une boîte dédiée.

Un rattachement explicite à une finalité, avec une durée et une purge, complète la conformité du dispositif.

Reprendre les formulaires un par un

Un site comporte souvent plus de formulaires qu’on ne le croit. Notre expertise en droit du numérique conduit ces revues.

En résumé

• Limiter les champs, et distinguer visuellement obligatoires et facultatifs.
• Une mention d’information concise à proximité du formulaire, renvoyant à l’information complète.
• Une case distincte, non précochée, pour chaque finalité autre que le traitement de la demande.
• Conserver la preuve du consentement avec la version exacte du texte affiché.
• Chiffrement de la transmission et encadrement des solutions de formulaire externes.