Peut-on envoyer des emails de prospection sans consentement ?

Introduction

La prospection par email obéit à deux régimes distincts selon la qualité du destinataire. Les confondre expose à des réclamations et à des sanctions, alors que la distinction est simple.

La prospection vers les particuliers

Le principe est le consentement préalable.

La prospection directe par courrier électronique utilisant les coordonnées d’une personne physique qui n’a pas exprimé son consentement préalable est interdite.

Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque : une case précochée, un consentement groupé avec l’acceptation des conditions générales, ou une inscription automatique lors d’un achat ne le constituent pas.

L’exception client

La prospection est admise sans consentement lorsque trois conditions sont réunies.

Les coordonnées ont été recueillies directement auprès de la personne à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de services.

La prospection porte sur des produits ou services analogues à ceux fournis.

La personne s’est vu offrir, de manière expresse et dénuée d’ambiguïté, la possibilité de s’opposer lors du recueil de ses coordonnées, et à chaque message.

La notion de produits analogues est d’interprétation stricte : elle ne couvre pas l’ensemble du catalogue d’un groupe.

La prospection entre professionnels

Le régime diffère.

L’envoi vers une adresse professionnelle nominative, portant sur un objet en rapport avec la fonction exercée par la personne, peut reposer sur l’intérêt légitime du responsable.

Trois conditions doivent être respectées.

L’objet du message doit être en rapport avec la profession de la personne démarchée.

La personne doit être informée, au moment de la collecte, de l’utilisation de son adresse à des fins de prospection.

Elle doit pouvoir s’opposer, de manière simple et gratuite, dès la collecte puis dans chaque message.

Les adresses génériques d’entreprise ne relèvent pas des données personnelles lorsqu’elles n’identifient personne, ce qui allège le régime sans supprimer les obligations de loyauté.

Le droit d’opposition

Il est absolu en matière de prospection.

La personne peut s’y opposer à tout moment, sans motif, et le traitement doit cesser immédiatement.

Cette absoluité est le contrepoids qui rend l’intérêt légitime acceptable comme base légale en prospection professionnelle.

Un lien de désinscription fonctionnel doit figurer dans chaque message, et la demande doit être traitée sans délai. Un désabonnement qui reste sans effet constitue le manquement le plus fréquemment relevé.

Les fichiers achetés

L’achat de fichiers reste possible, mais expose à un risque élevé.

Le responsable doit vérifier l’origine des données, la base légale sur laquelle elles ont été collectées et, en cas de prospection vers des particuliers, l’existence effective d’un consentement au bénéfice de tiers.

Une clause du contrat de cession garantissant la conformité ne suffit pas : le responsable qui exploite les données répond de leur licéité.

En cas de collecte indirecte, la personne doit être informée dans un délai raisonnable et au plus tard dans le mois, avec indication de la source des données.

La conservation

La CNIL recommande de ne pas conserver les données d’un prospect non converti au-delà de trois ans à compter du dernier contact émanant de lui.

Au terme de cette période, les données doivent être supprimées, ou la personne recontactée pour recueillir son accord.

Une liste d’opposition, conservant les seules données nécessaires à ne plus solliciter la personne, doit être maintenue indépendamment.

La preuve

Le responsable doit pouvoir démontrer le consentement lorsqu’il l’invoque.

Cela suppose de conserver la date, l’heure, le formulaire utilisé, la mention exacte affichée et, dans un environnement en ligne, les éléments techniques de l’inscription.

Sans cette traçabilité, le consentement est réputé inexistant.

Construire une base de prospection défendable

Une base saine vaut mieux qu’une base volumineuse. Notre expertise RGPD et protection des données personnelles sécurise ces dispositifs.

En résumé

• Consentement préalable pour la prospection par email vers les particuliers, sauf exception client sur produits analogues.
• Entre professionnels, l’intérêt légitime suffit sous conditions d’objet, d’information et d’opposition.
• Le droit d’opposition est absolu : cessation immédiate, sans motif.
• Les fichiers achetés engagent celui qui les exploite, et imposent d’informer sur la source.
• Trois ans de conservation pour un prospect non converti, à compter de son dernier contact.