Peut-on refuser une demande de droit manifestement abusive ?

Introduction

Les demandes de droit se multiplient, parfois dans une stratégie de pression liée à un litige. Le règlement prévoit une soupape, mais elle est étroite et se retourne contre le responsable qui en abuse.

Le principe de gratuité

Les informations et communications relatives à l’exercice des droits sont fournies gratuitement.

La gratuité est la règle. Le refus et la facturation sont les exceptions.

Les deux hypothèses d’exception

Lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, le responsable peut exiger le paiement de frais raisonnables tenant compte des coûts administratifs, ou refuser de donner suite.

Le double adverbe compte : la demande doit être manifestement infondée, non simplement discutable, ou excessive, non simplement contraignante.

La charge de la preuve

Il incombe au responsable de démontrer le caractère manifestement infondé ou excessif de la demande.

Cette règle est déterminante : en cas de réclamation, le responsable qui a refusé doit produire les éléments justifiant son appréciation.

Un refus non documenté équivaut à une absence de réponse.

Ce qui ne rend pas une demande abusive

Le contexte contentieux. Une demande formée pendant un litige demeure recevable, la motivation de la personne étant indifférente.

Le volume de travail que la réponse représente. La lourdeur de la recherche découle de l’organisation du responsable, non d’un abus du demandeur.

Le fait que la personne soit un ancien salarié, un client mécontent ou un concurrent.

Le caractère détaillé ou exigeant de la demande.

Ce qui peut caractériser l’abus

La réitération à bref intervalle de demandes identiques, alors qu’une réponse complète a déjà été apportée et que rien n’a changé.

Des demandes multiples adressées simultanément par des canaux différents dans le seul but de saturer.

Des demandes assorties de propos exprimant une volonté de nuire plutôt que d’obtenir l’information.

Même dans ces cas, la prudence commande souvent de répondre plutôt que de refuser, la démonstration de l’abus étant délicate.

La forme du refus

Le responsable informe la personne, sans délai et au plus tard dans un mois à compter de la réception, des motifs de son inaction.

Il l’informe de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL et de former un recours juridictionnel.

Le silence est la pire réponse : il constitue en lui-même un manquement, indépendamment du bien-fondé du refus.

La stratégie recommandée

Répondre est presque toujours préférable à refuser.

Une réponse complète, dans le délai, prive la personne de tout grief et clôt le sujet. Un refus ouvre un second front devant la CNIL, qui s’ajoute au litige initial.

Lorsque la demande est réellement excessive, une réponse partielle assortie d’une explication vaut mieux qu’un refus sec.

Arbitrer avant de refuser

Le refus est une décision à conséquences, qui mérite un examen. Notre expertise RGPD et protection des données personnelles accompagne ces arbitrages.

En résumé

• La gratuité et la réponse sont la règle ; le refus, l’exception.
• La demande doit être manifestement infondée ou excessive, notamment répétitive.
• La charge de la preuve pèse sur le responsable.
• Le contexte contentieux et la lourdeur de la recherche ne caractérisent pas l’abus.
• Un refus doit être motivé, notifié dans le mois, avec mention des voies de recours.