Quels documents rassembler avant une audience prud'homale ?

Introduction

Un contentieux prud’homal se gagne sur les pièces plus que sur l’argumentation. La difficulté, pour un employeur, est que les documents utiles devaient exister avant le litige, pas après.

Les documents de base

Le contrat de travail et l’ensemble de ses avenants, qui définissent les fonctions, la rémunération, la durée du travail et les clauses particulières.

La convention collective applicable, qui détermine de nombreux droits : classification, préavis, indemnités, primes.

Les bulletins de paie de toute la période concernée, souvent au-delà de la seule période litigieuse.

Le registre du personnel et les documents relatifs à l’organisation du travail lorsqu’ils sont pertinents.

Les documents de la rupture

Ils constituent le cœur du dossier lorsque le licenciement est contesté.

La convocation à l’entretien préalable, avec la preuve de son envoi et le respect du délai.

Le compte rendu de l’entretien, lorsqu’il existe, et l’identité des personnes présentes.

La lettre de licenciement, dont la motivation fixe les limites du litige. L’employeur ne peut en principe invoquer que les motifs qui y sont énoncés, ce qui rend sa rédaction déterminante.

Les documents de fin de contrat : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation destinée à l’organisme d’assurance chômage.

Les pièces établissant les griefs

C’est le point sur lequel les dossiers employeurs sont le plus souvent fragiles.

Les avertissements et sanctions antérieures, avec la preuve de leur notification.

Les échanges écrits documentant les faits reprochés, datés et contemporains des faits.

Les éléments objectifs de suivi : rapports d’activité, comptes rendus d’entretien professionnel, indicateurs de performance lorsqu’ils sont contractualisés.

Les attestations de témoins, qui doivent respecter les exigences de forme pour conserver leur force probante : mentions requises, signature et copie d’une pièce d’identité.

Le temps de travail

Lorsque des heures supplémentaires sont réclamées, la charge de la preuve est partagée.

Le salarié doit présenter des éléments suffisamment précis pour permettre à l’employeur d’y répondre. L’employeur doit produire ses propres éléments de contrôle de la durée du travail.

Un employeur dépourvu de tout système de décompte se trouve en difficulté, même lorsque les heures réclamées paraissent excessives. Les relevés, badgeages, plannings et validations constituent donc des pièces essentielles.

Ce qui ne se reconstitue pas

Certaines pièces ne peuvent pas être créées après coup sans perdre toute crédibilité.

Un avertissement rédigé après le licenciement, un compte rendu d’entretien établi rétrospectivement, une attestation sollicitée auprès d’un salarié encore en poste : ces éléments sont examinés avec circonspection et peuvent se retourner contre leur auteur.

C’est la raison pour laquelle la documentation au fil de l’eau, pendant la relation de travail, conditionne la capacité à se défendre ensuite.

Le calendrier de communication

Le bureau de conciliation et d’orientation fixe les modalités et le calendrier de communication des pièces et conclusions.

Ce calendrier s’impose. Des pièces communiquées tardivement, en particulier à la veille de l’audience, peuvent être écartées des débats au nom du principe du contradictoire.

Constituer le dossier dès la convocation

Le temps utile pour rassembler les pièces se situe entre la convocation et le calendrier fixé. Notre expertise en droit du travail structure ces dossiers.

En résumé

• Contrat, avenants, convention collective et bulletins de paie constituent la base.
• La lettre de licenciement fixe les limites du litige : les griefs non énoncés sont difficiles à invoquer.
• Les pièces établissant les griefs doivent être datées et contemporaines des faits.
• Sur les heures supplémentaires, l’employeur doit produire ses éléments de contrôle de la durée du travail.
• Le calendrier de communication s’impose : les pièces tardives peuvent être écartées.