L'employeur peut-il consulter les emails et fichiers d'un salarié ?
Mathilde Levasseur
Associée
Responsables conjoints : quand deux entreprises partagent la responsabilité ?
La détermination conjointe des finalités et des moyens impose un accord transparent. Distinction avec la sous-traitance et conséquences.
La détermination conjointe des finalités et des moyens impose un accord transparent. Distinction avec la sous-traitance et conséquences.
Introduction
La responsabilité conjointe est souvent ignorée, les parties se rangeant par réflexe dans la relation responsable et sous-traitant. Cette qualification erronée fragilise l’ensemble de la documentation.
Le critère
Lorsque deux responsables ou plus déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement, ils sont responsables conjoints.
La participation conjointe n’exige pas une responsabilité égale : elle peut résulter de décisions convergentes, chacun poursuivant son propre intérêt à partir d’un traitement commun.
Elle n’exige pas non plus un accès identique aux données : une partie peut ne jamais accéder aux données tout en ayant contribué à déterminer les finalités.
La distinction avec la sous-traitance
Le sous-traitant traite pour le compte du responsable, sur instruction documentée, sans déterminer les finalités.
Il conserve une latitude sur les moyens techniques, sans que cela le fasse changer de qualification.
Dès lors qu’il décide du pourquoi, ou d’éléments essentiels du comment, il sort de son rôle.
Les situations fréquentes
Un partenariat commercial où deux sociétés exploitent conjointement une base de contacts issue d’une opération commune.
Un dispositif de collecte partagé, chaque partenaire poursuivant ensuite ses propres finalités à partir des mêmes formulaires.
Certaines fonctionnalités de mesure d’audience et de publicité intégrées dans un site, où l’éditeur et le fournisseur déterminent ensemble le principe et les modalités de la collecte.
Un groupe de sociétés partageant un système d’information commun avec des finalités décidées collectivement.
L’accord obligatoire
Les responsables conjoints définissent de manière transparente leurs obligations respectives, par voie d’accord, sauf si celles-ci sont définies par le droit applicable.
L’accord répartit notamment l’exécution des obligations d’information et le traitement des demandes d’exercice des droits.
Il désigne, le cas échéant, un point de contact pour les personnes concernées.
Les grandes lignes de l’accord sont mises à disposition des personnes concernées.
L’effet à l’égard des personnes
Indépendamment des termes de l’accord, la personne concernée peut exercer ses droits à l’égard de et contre chacun des responsables.
La répartition interne organise les relations entre les parties, elle n’oppose rien à la personne.
Une clause prévoyant que seules les demandes adressées à l’un des responsables seront traitées est donc inopposable.
La responsabilité et le recours
Chaque responsable est tenu de réparer le dommage causé par un traitement non conforme.
Lorsque plusieurs responsables sont impliqués dans le même traitement, chacun est tenu pour l’intégralité du dommage, afin de garantir une réparation effective à la personne.
Celui qui a réparé peut ensuite exercer un recours contre les autres, à hauteur de leur part de responsabilité.
L’accord conjoint a donc un intérêt direct : il détermine cette répartition interne.
La démarche pratique
Qualifier avant de contracter : la nature de la relation se déduit des faits, non de l’intitulé du contrat.
Rédiger un accord de responsabilité conjointe lorsque la qualification s’impose, plutôt qu’un accord de sous-traitance inadapté.
Publier les grandes lignes de la répartition, généralement dans les politiques de confidentialité respectives.
Prévoir un circuit de traitement des demandes reçues par l’un ou l’autre.
Qualifier correctement dès le départ
Un accord de sous-traitance signé dans une situation de responsabilité conjointe ne protège personne. Notre expertise RGPD et protection des données personnelles traite cette qualification.
En résumé
- La responsabilité conjointe naît de la détermination commune des finalités et des moyens.
- Elle n’exige ni responsabilité égale, ni accès identique aux données.
- Un accord transparent répartit les obligations, et ses grandes lignes sont publiées.
- La personne peut exercer ses droits contre chacun des responsables, quel que soit l’accord.
- Chacun peut être tenu de l’intégralité du dommage, sauf recours ultérieur entre eux.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une responsabilité conjointe ?
La situation où deux responsables déterminent conjointement les finalités et les moyens d'un traitement. Ils définissent alors par accord leurs obligations respectives, en particulier pour l'exercice des droits et l'information.
Comment la distinguer de la sous-traitance ?
Le sous-traitant agit sur instruction, sans déterminer les finalités. Les responsables conjoints décident ensemble du pourquoi et de l'essentiel du comment.
La personne peut-elle s'adresser à l'un ou l'autre ?
Oui. Indépendamment des termes de l'accord, la personne peut exercer ses droits à l'égard de et contre chacun des responsables conjoints.
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